Как построить диаграмму в Excel

Мир цифр строг и многих пугает, тогда как мир иллюстраций кажется гораздо более привлекательным. Возможно поэтому так часто в докладах, отчетах, презентациях используются диаграммы. Этот мастер-класс поможет вам освоить приемы работы с деловой графикой.

Для начала нужны данные в табличном виде. Проанализировав их, нужно решить, какой тип диаграммы подходит лучше других. Если этот выбор для вас не очевиден, то выделите всю таблицу и воспользуйтесь пиктограммой Рекомендуемые диаграммы на вкладке Вставить (эта возможность имеется в Excel 2016, в версиях 2010 и 2007 придется определяться с типом диаграммы самостоятельно).

Программа предложит типы диаграмм, которые оптимальны для отображения таких данных. Например, для таблицы на рисунке выше предлагаются график, или гистограмма, или с областями и накоплением, или гистограмма с накоплением, или воронка, или диаграмма Парето.

Если бы были выделены только ячейки от А6 до В7, то рекомендуемый набор был бы другим.

Рекомендуемые не значит обязательные. Вы можете выбрать любой тип диаграммы из предлагаемых на вкладке Вставка. Увидеть полный перечень вариантов можно, если щелкнуть на стрелке в нижнем углу группы Диаграммы. В открывающемся при этом окне можно увидеть тип диаграммы, ее разновидности, а также прочитать справку о выбираемом варианте.

Вы определились с выбором диаграммы и вставили ее. Конечно, нужно немного еще поработать над ее качеством. Перейдите на вкладку Конструктор. Найдите кнопку Выбрать данные. При нажатии на нее открывается окно, в котором можно удалить лишний ряд (в примере на рисунке это ряд "в том числе"), изменить подписи под данными или параметры самого ряда.

Тут же в группе Стиль можно выбрать готовое оформление. Дежурный заголовок удалите и введите нужный текст.

Результат вам не понравился? Хотите изменить тип диаграммы? Тогда нажмите на кнопку Изменить тип диаграммы и выберите любой, который вам покажется более наглядным.

Вы можете использовать экспресс-макеты, добавлять какие-то элементы или удалять их,

или управлять рядами данных.

Если хочется украсить диаграмму, то перейди на вкладку Формат. В левой части ленты на этой вкладке можно выбрать элемент диаграммы, а затем для него изменить заливку, цвет или толщину контура, добавить эффекты объемности или тени.

Хочется еще лучше? Щелкните правой кнопкой мыши на области диаграммы и выберите пункт Формат области диаграммы.

В панели, которая при этом открывается, вы сможете выбирать, с каким элементом диаграммы хотите поработать, что именно для него изменить (параметры диаграммы или параметры текста, и как именно).

Бывают более сложные варианты. Например, шапка таблицы занимает несколько строк. Какие именно ячейки будут взяты в качестве названий рядов, автоматически программа может понять неверно. Тогда более рациональным будет немного другой алгоритм действий:

• выделите данные первого нужного столбца (без заголовка), нажмите и не отпускайте клавишу CTRL, выделите данные остальных столбцов;

• на вкладке Вставка выберите тот тип диаграммы, который считаете подходящим;

• откройте окно Выбор данных с помощью правой кнопки мышки или кнопки на вкладке Конструктор, в окне выберите Ряд 1 и щелкните по кнопке Изменить;

• ничего не вводите в поле Имя ряда, укажите его название мышкой в таблице и подтвердите выбор кнопкой ОК;

• так же задайте названия остальных рядов (на рисунке два ряда).

Далее можно дорабатывать диаграмму с помощью приемов, о которых рассказано выше.

Сведения о построении диаграмм, которые вы получили из данной статьи, позволят вам разнообразить используемую деловую графику, сделать ваши выступления более убедительными.

Стоит добавить, что все приемы работы с графикой в MS Excel, рассмотренные здесь, за исключением сервиса Рекомендованные диаграммы, можно использовать в любой версии программы.