Среди множества функций в Excel, одна из самых популярных – это ВПР. Данная функция будет полезна для тех, кто работает с большими массивами данных. Если возникает необходимость сопоставить информацию из нескольких файлов, то ВПР позволит сэкономить много времени. В данной статье рассмотрим пошаговую инструкцию по использованию этой функции для начинающих. Читать далее

Наташа живёт в Новосибирске, работает менеджером в туристическом агентстве и получает 30 000 рублей в месяц. Она не замужем, родители живут в другом городе и почти не помогают. Наташа снимает двухкомнатную квартиру в Заельцовском районе вместе с подругой. В турагентстве платят чёрную зарплату, но зато всегда вовремя: 15 и 28 числа каждого месяца. Вроде бы Наташа не слишком много на себя тратит, но всё равно в конце месяца стабильно приходится занимать. Это её расстраивает, поэтому она решила вести бюджет: планировать и отмечать расходы в Excel-таблице. Возможно, пример личного бюджета Наташи будет полезен и вам.

Планировать расходы

28 октября Наташа получила зарплату и сразу стала планировать расходы на ноябрь. Начинать вести бюджет можно в любой день месяца, даже если вы уже проели половину зарплаты. Чем раньше начнёте, тем быстрее получится накопить или просто сократить расходы. Сначала Наташа прикинула, сколько у неё уйдёт на жильё, еду и прочие необходимые покупки в ноябре:

От зарплаты ещё остаются свободные деньги — 9 000 рублей. Наташа подумала, что ей нужно будет купить в ноябре, и дополнила таблицу личного бюджета:

Постарайтесь закладывать в бюджет суммы с запасом. Например, Наташа уверена, что поход в кино обойдётся не в 500 рублей, а в 300. На парикмахерскую, скорее всего, тоже уйдёт на 500 рублей меньше. Тогда оставшиеся деньги подстрахуют её в случае непредвиденных расходов. Дорогие покупки лучше распределять равномерно в течение месяца. Так, Наташа решила отложить поход за джинсами и к парикмахеру на конец ноября. Иначе может получиться, что она потратит все деньги на красоту, а в конце месяца не останется на еду.

Считать расходы

После каждой покупки Наташа записывает потраченную сумму в экселевскую таблицу. Она старается делать это сразу, особенно если рассчитывается наличными, иначе потом покупка забудется. Если нет возможности записать — сохраняет чек. Но чаще она платит по кредитке, и ей приходит СМС с суммой платежа — так сохранять данные о расходах удобнее. Вот как выглядит недельная таблица с расходами Наташи:

В конце недели Наташа сложила расходы по каждой статье и занесла в общую таблицу. Последнюю колонку она заполнила формулой, которая автоматически рассчитывает остаток: сколько ещё можно потратить в месяц на транспорт, продукты или причёску.

Первые две недели Наташа старалась тратить поменьше, чтобы не оказаться без денег в случае непредвиденных расходов: вдруг придётся снова идти к врачу или порвутся зимние сапоги. В начале месяца она рассчиталась с арендодателем, а с получки сразу же внесла платёж по кредиту, чтобы не набежала пеня. Вот как выглядел бюджет Наташи после второй недели:

В ноябре у Наташи получилось сэкономить 1 240 рублей. Раньше она всегда занимала деньги до зарплаты, но на этот раз так делать не пришлось. По двум статьям вышел перерасход: Наташа потратила чуть больше запланированного на обеды и на подарок маме. Но на большинстве покупок она немного сэкономила, и результат её устроил:

Сэкономленные деньги Наташа решила перенести на следующий месяц. Тогда в декабре она сможет потратить 31 240 рублей. Она могла бы потратить их сразу или отложить на чёрный день, но декабрь — месяц подарков и подготовки к Новому году, так что лишние деньги ей пригодятся.

Анализировать расходы

Наташа продолжала вести таблицу с бюджетом следующие полгода, и за это время смогла понять, куда уходит большая часть денег. Это обеды на работе, походы в парикмахерскую и платежи по кредиту. За полгода она ни разу не занимала деньги, и каждый раз в конце месяца оставалась небольшая сумма. Теперь она поставила себе цель накопить на маленькое путешествие. Для этого ей нужно сократить траты по основным статьям расходов.

Вот что сделала Наташа:

• Стала носить обеды на работу с собой. Стоимость одного обеда уменьшилась на 50-100 рублей;
• Начала красить волосы дома самостоятельно. Необходимость в половине походов к парикмахеру отпала — теперь Наташа только подравнивает кончики в салоне.

Смотрите видео

Все мы используем Эксель для какой-то конечной цели: посчитать, разбить, консолидировать, распечатать. А что делать, если Вы подготовили большую таблицу с данными и хотите все это уместить на одном листе А4 и распечатать, а Эксель не хочет? Об этом ниже.

1. Итак, открываем искомую таблицу. У нас это Excel 2010 с массивом данных.

Чтобы вся эта информация стала действительно таблицей, в полном смысле этого слова, ее нужно отредактировать. Для этого наводим курсор на стык двух столбцов (на картинке синий крестик) и дважды наживаем левую клавишу мыши. Столбец автоматически выровняется по ширине текста.
Затем выделяем курсором область от А1 до F13, заходим в меню «Границы» и выбираем вариант «Все границы».
Ну, вот теперь наша таблица похожа на таблицу.

1. Далее проверяем, как эта таблица будет выглядеть при печати. Для этого нажимаем:CTRL+P или Меню — Файл — Печать.

Перед нами открылось меню печати. Здесь мы можем подкорректировать и настроить финальный вид нашего документа. Как видите, по умолчанию выбрана книжная ориентация и при таком раскладе наша таблица займет аж 3 листа! Значит это нужно исправить. Меняем ориентацию на альбомную. Теперь мы видим, что таблица при распечатке займет две страницы. Это уже лучше, но все же не совсем то, что хотели.

1. Теперь у нас есть три пути. Два посложнее, один простой. Начнем со сложного. Возвращаемся к таблице на листе Excel, для этого нажимаем вверху в меню кнопку «Главная».

Мы видим, что теперь лист разрезан какими-то пунктирными линиями. Это программа нам помогает понять, какие границы при печати у нашего документа.
То есть все, что находится слева от пунктирной линии, помещается на одном листе А4, все остальное — будет располагаться на следующем. Это очень удобно при редактировании, Вы сразу будете понимать достаточно ли сделали для того, чтобы уместить таблицу на один лист или нет.

1. Попробуем сделать таблицу объемнее, но меньше. Для этого вновь выделяем массив данных A1:F13. И выбираем вверху в меню кнопку «Перенос текста». Эксель нам участливо подсказывает, что же это такое: отображение содержимого выделенной ячейки на нескольких строках в ее пределах.

Однако, мы видим, что ничего не изменилось. Чтобы увидеть эффект от предыдущего действия, нужно проделать дополнительные манипуляции. Сначала делаем столбцы уже. Для этого удерживаем левой кнопкой крестик между столбцов и тянем влево.
Затем выделяем весь лист. Для этого нужно нажать на кнопку в самом правом верхнем углу листа, как на картинке.
И дважды щелкаем левой кнопкой мыши в любом месте между двумя строчками. Тогда наша таблица становится объемной, в несколько строчек в каждой ячейке.
Однако, если масштабировать страницу Excel (CTRL+колесо мыши), видно, что по ширине таблица вошла, а по длине нет.
Тут на помощь нам приходит опять же корректировка ширины столбцов и строк. Привычным движением курсора и двойным нажатием левой кнопкой мыши на линии между столбцами и строками соответственно, выравниваем и подгоняем под нужный нам размер.
Пунктирная линия показывает нам, что лист распечатается корректно, в пределах А4. Проверяем это утверждение, опять нажав CTRL + P.

1. Теперь все будет проще. Итак, еще один способ вместить большую таблицу на один лист А4 — уменьшить масштаб. Для этого выбираем в меню наверху «Разметка страницы» — «Масштаб».

И вбиваем необходимую цифру. Соответственно, ждем когда пунктирная линия останется правее нашей таблицы. Это значит, что мы поместились на стандартном листе. В данном случае хватило масштабирования в 75%. Но цифра будет зависеть от размера таблицы, если она слишком большая, придется частично использовать и навыки, приобретенные при предыдущем способе.

1. Ну, и, наконец, самый элементарный способ. Открываем нашу исходную таблицу. CTRL + P. Видим, что таблица при альбомной раскладке занимает два листа.

Смотрим самый нижний параметр печати, где по умолчанию стоит значение «Текущий». Выбираем «Вписать лист на одну страницу». И все.

Поздравляем! Вы научились распечатывать большую таблицу на одном листе А4. Имейте ввиду, что массив данных бывает разный, поэтому в некоторых случаях придется применить все вышеперечисленные методики, чтобы достичь желаемого.