Создаем последовательности данных в Excel

Перед многими пользователями встает задача оформить в табличном виде какую-либо последовательность данных, подчиняющихся стандартным правилам. Примером может служить нумерация строк (последовательность натуральных чисел), последовательность дат в графике работы, инвентарные номера в ведомости учета и так далее. Статья поможет вам использовать возможности Excel для автоматизации процесса создания таких последовательностей.
Ввод каких данных может быть автоматизирован?

• последовательность чисел;
• последовательность дат;
• последовательность текстовых данных;
• последовательность формул.

Справиться с поставленной задачей могут помочь:

1. маркер заполнения;
2. команда «Заполнить».

Рассмотрим решение задачи формирования последовательности чисел. Здесь возможно несколько вариантов:

1. нужно получить ряд натуральных чисел (пронумеровать строки);
2. нужно получить ряд чисел, в котором последующее число отличается от предыдущего на определенный шаг (четные, нечетные, арифметическая прогрессия);

Для создания таких последовательностей нужно:

• ввести первое и последующее значения (разница между значениями задает шаг изменения значений ряда);
• выделить обе ячейки;
• навести курсор мыши на маркер заполнения (правый нижний угол выделенного диапазона) и с нажатой левой кнопкой мыши протянуть маркер до формирования нужного количества значений (если тянуть маркер в направлении второго выделенного числа, то получаем ряд последующих чисел, если в направлении первого выделенного числа, то получаем ряд предыдущих чисел).

Вариант решения:

• ввести первое значение;
• в группе «Редактирование» на вкладке «Главная» открыть список у пункта «Заполнить» и выбрать вариант «Прогрессия» (обратите внимание, что при этом должна быть выделена ячейка с начальным значением);

• заполнить поля формы нужными данными (в рассматриваемом примере формируется ряд четных чисел, расположение сверху вниз (по столбцам), предельное значение 10, шаг 2).

Для создания последовательности дат (если нужны все даты определенного диапазона) достаточно ввести только начальное значение и воспользоваться маркером заполнения. Если нужны некоторые даты (в случае составления графика работы, например), то необходимо ввести начальную и последующую даты, далее выполнить такой же алгоритм, как для последовательности чисел. Команда «Прогрессия» дает возможность выбрать варианты формирования ряда (например, нужны только рабочие дни).
Последовательность текстовых данных может быть получена для дней недели, месяцев, для любого текста с цифрой (цифрами) в конце (например, ИНВ01). Для ее формирования достаточно начального значения.
Можно создавать свои списки. На рисунке приведен пример списка сотрудников. Этот список необходимо импортировать с помощью команды «Параметры» меню «Файл».


Стоит отметить, что встроенные последовательности существуют и в более ранних версиях Excel.