Используем встроенные функции Excel

Excel используется как делопроизводителями, например, для оформления сложных по структуре таблиц без вычислений, так и экономистами, финансистами для ведения учета или табличных расчетов со сложными формулами. Такие формулы включены в справочник функций. Всем, кто хочет научиться делать оптимальный выбор функции и правильно указывать ее параметры, адресована эта статья.

Поскольку функций в Excel более 300, их выбор является сложной задачей. Для облегчения работы программистами Microsoft создан Мастер функций. Его можно вызвать кнопкой fx, расположенной на одном уровне со строкой ввода данных, или одновременным нажатием клавиш SHIFT и F3. В нем пользователю предлагается сузить область поиска за счет выбора категории, затем выбрать из списка функций, упорядоченных по алфавиту и относящихся именно к этой категории. При выборе имени функции внизу окна появляется подсказка о том, что она вычисляет (возвращает).

Остается только указать аргумент в окне функции (лучше это делать щелчком мыши, так как при вводе вручную необходимо следить, чтобы был включен английский язык, при использовании русского результатом будет сообщение об ошибке).

Кажется, все просто, но есть нюансы. Рассмотрим их на примерах. Во-первых, у функции может не быть аргументов. Пример на рисунке.

Во-вторых, аргументом не обязательно должна быть одна ячейка. Например, необходимо подсчитать среднее для нескольких чисел. Тогда:

• щелкните по ячейке с будущим результатом;

• вызовите Мастер функций;

• из списка категорий выберите Статистические;

• среди функций выберите СРЗНАЧ;

• выделите все ячейки, среди которых определяется среднее значение (обратите внимание, что в поле они оказались перечисленными через двоеточие);

• подтвердите действия кнопкой ОК.

Кстати, если вы знаете имя функции и правила указания аргументов, то часто удобнее вводить все вручную (без Мастера функций), особенно при использовании вложенных функций.

В-третьих, аргументов может быть больше одного. Можно рассмотреть пример перемножения двух массивов:

• щелкните по ячейке с будущим результатом;

• вызовите Мастер функций;

• укажите категорию Математические;

• из имен функций выберите СУММПРОИЗВ;

для поля первого массива укажите мышкой ячейки с числовыми значениями первой таблицы, для поля второго массива — ячейки с числовыми значениями второй таблицы (обратите внимание на то, что в строке ввода аргументы разделены точкой с запятой);

• подтвердите действия кнопкой ОК.

В-четвертых, не всегда вставка функции подтверждается клавишей ENTER. Некоторые функции являются блочными. Например, нужно определить место каждого спортсмена в соревновании, то есть ранжировать их результаты:

• выделите все ячейки, в которых должны отобразиться места;

• вызовите Мастер функций;

• укажите категорию Статистические;

• из имен функций выберите РАНГ.РВ;

• в полях Число и Ссылка укажите все ячейки с результатами;

• подтвердите свои действия нажатием клавиш CTRL, SHIFT и ENTER одновременно (после этого формула в строке ввода данных будет заключена в фигурные скобки).

 Использование встроенных функций, предусмотренное всеми версиями Excel, позволит вам заметно повысить эффективность работы, а сведения из этой статьи обеспечат безошибочное указание аргументов.