Группируем строки в Excel
Когда пользователь имеет дело с объемными документами с массой промежуточных итогов и сложной структурой, и эти документы создаются и ведутся в Excel, ему сложно охватить все данные на одном экране. Тому, кто в этом случае хочет сделать работу более рациональной, адресована эта статья.
Excel, включая достаточно старые версии, снабжен таким инструментом, как группировка строк. Использовать его можно только в том случае, если таблица создана с соблюдением определенных правил. На что обратить внимание?
Во-первых, при оформлении заголовков может возникнуть ситуация, когда название столбца выходит за пределы ячейки, и пользователь не замечает, что пропустил столбец, а это недопустимо.
![Группируем строки в Excel](/uploads/posts/2016-08/medium/1471962482_1.jpg)
Во-вторых, в ячейки одной и той же графы могли быть внесены данные разных типов, например, текст и число, это также недопустимо.
![Группируем строки в Excel](/uploads/posts/2016-08/medium/1471962447_2.jpg)
В-третьих, могли остаться полностью незаполненными столбец или строка, за этим тоже нужно следить.
![Группируем строки в Excel](/uploads/posts/2016-08/medium/1471962484_3.jpg)
Если все вышеперечисленное учтено, то можно приступать к оптимизации таблицы. Это удобнее делать, начиная с разделов:
- выделите все строки первого раздела (не включайте в выделение название раздела и итоговую строку);
- на вкладке Данные откройте список Группировать и выберите одноименную команду. В результате слева от таблицы появляется зона созданной структуры.
![Группируем строки в Excel](/uploads/posts/2016-08/medium/1471962466_4.jpg)
Аналогично сгруппируйте строки второго и последующих разделов.
![Группируем строки в Excel](/uploads/posts/2016-08/medium/1471962513_5.jpg)
Если щелкнуть по кнопке 1, то раздел свернется до названия и итоговой строки. Чтобы увидеть содержимое раздела, щелкните по кнопке 2.
![Группируем строки в Excel](/uploads/posts/2016-08/medium/1471962501_6.jpg)
Далее можно группировать строки, которые образуют группы внутри разделов. При этом первую строку группы выделять не нужно (если строк всего две, то выделяйте только вторую). В структуре произойдут изменения: добавится третий уровень.
![Группируем строки в Excel](/uploads/posts/2016-08/medium/1471962462_7.jpg)
Теперь можно щелкнуть по кнопке 2 и свернуть только группы (кнопкой 3 все можно будет развернуть).
![Группируем строки в Excel](/uploads/posts/2016-08/medium/1471962507_8.jpg)
Если группа была сформирована неудачно, то ее можно разгруппировать. Для этого щелкните по кнопке, соответствующей концу группы в структуре (это может быть +, если группа свернута, или -, если видна вся структура) и по кнопке Разгруппировать. На рисунке приведен пример для группы "Кладка кирпича".
![Группируем строки в Excel](/uploads/posts/2016-08/medium/1471962469_9.jpg)
Если возникает необходимость отказаться от группировки вообще, то используйте команду Удалить структуру в списке команды Группировать. С удалением структуры не спешите, так как отменить это решительное действие будет невозможно.
![Группируем строки в Excel](/uploads/posts/2016-08/medium/1471962462_10.jpg)
Применение группировки строк позволит вам экономить силы и время при просмотре таблиц, а также сделает их более читабельными для вашего руководства или клиентов.