Устанавливаем пароли в Excel

Бывали ли вы в ситуации, когда нужно было свои файлы с расчетами предоставлять другим людям (студентам, другим сотрудникам, вообще неизвестно кому)? Тогда вам знакома проблема защиты данных, и эта статья для вас.

Речь здесь пойдет о паролях, которые можно устанавливать на:

1. отдельный лист в книге;

2. структуру книги;

3. файл.

Рассмотрим вариант, когда необходимо установить пароль при защите листа. В списке команды Формат имеется строка Защитить лист. При ее выборе открывается окно с параметрами защиты. То, что вы разрешаете делать позже с этим листом, отмечено флажками. Имеется поле для ввода пароля. Как и в других программах, вам предлагается повторить пароль, чтобы исключить случайные ошибки при его указании. Кстати, как и код от камеры хранения, пароль забывать нельзя, никто не сможет восстановить то, чего не знал (вариант неправомерных действий здесь не рассматривается).

Возможно, что в отношении некоторых ячеек листа вы хотите сделать исключение и оставить к ним полный доступ. Тогда, перед защитой листа, выделите незащищаемые ячейки, любым способом выполните команду Формат ячеек (на вкладке Главная кнопкой Формат или через контекстное меню), перейдите на вкладку Защита, уберите все флажки.

Аналогичная команда имеется на вкладке Рецензирование.

Поговорим о варианте, когда нужно установить пароль на попытку изменять структуру книги. На вкладке Рецензирование имеется значок Защитить книгу. Защищать вы можете как с паролем, так и без него. В версиях программы 2010 и ранее была возможность запретить операции с окнами.

Современные технологии часто опираются на совместное использование документа несколькими пользователями. Книги Excel не являются исключением. Почему здесь возникает вопрос о паролях? Когда над документом работает не один пользователь, важно видеть, кто и какие поправки внес. Поэтому, когда вы защищаете книгу и даете общий доступ соответствующей командой на вкладке Рецензирование, вам предлагается ввести пароль. Без пароля ни один пользователь не сможет отключить режим исправлений, и, следовательно, скрыть от других изменения в данных, которые он внес.

Рассмотрим вопрос об установке пароля на действия с файлом Excel. Здесь возможны два варианта действий:

• использовать шифрование файла;

• ограничить доступ к файлу (ввести запрет на открытие или изменение).

В первом случае перейдите на вкладку Файл и в меню Защитить книгу щелкните по строке Зашифровать с использованием пароля, на следующем шаге задайте пароль, и повторите его в следующем окне.

Во втором случае вам понадобиться команда Сохранить как меню Файл. В окне сохранения найдите кнопку Сервис. В ее меню найдите Общие параметры и задайте один или оба пароля, как считаете нужным.

Для удаления паролей во всех рассмотренных случаях необходимо повторить те команды, которые выполнялись для их установки, и удалить все символы в поле пароля.

Эти несложные приемы помогут вам обезопасить свои данные в той степени, в какой вам это нужно.