Создаем раскрывающиеся списки в Excel

Всем знакома ситуация: конец рабочего дня, целый день за компьютером, и уже вместо "молоко" каким-то загадочным образом печатается "малоко", и даже самая большая концентрация внимания не помогает заметить эту опечатку. Чтобы исключить подобную ситуацию, Excel снабжен специальной возможностью, о которой речь пойдет ниже. Это раскрывающиеся списки значений.

Имеется определенный перечень чего-либо (наименований товаров, услуг, изделий, помещений, фамилий работников, должностей). В таблицу можно вводить только значения из этого перечня, причем написание должно совпадать абсолютно. Например, ведется учет дежурства по объектам. Ограниченный выбор имеется по дежурным и объектам. Тогда необходимо выполнить следующие операции:

• в свободной от основной таблице части листа создайте перечень фамилий работников и перечень охраняемых объектов;

• выделите первую ячейку в столбце, значения которого нужно проверять и на вкладке Данные откройте список у значка Проверка данных и выберите первую строку.

• в окне, которое откроется, среди Типов данных выберите Список, в поле Источник ничего не вводите, а выделите весь перечень фамилий;

• если вы сомневаетесь, что оператор поймет, что означает появляющийся при выборе ячейки значок списка, то в этом же окне можно на вкладке Сообщение для ввода составить мини-инструкцию;

• в этом же окне на следующей вкладке можно задать предупреждение оператору на случай его неверных действий;

• чтобы не повторять всю последовательность действий для остальных ячеек этого столбца, воспользуйтесь маркером автозаполнения: нажмите на него и протяните вниз, захватывая столько ячеек, сколько считаете нужным;

•  то же самое нужно проделать для первой ячейки в столбце объектов, но после установки курсора в поле Источник нужно выделить ячейки с названиями объектов.

В этом способе создания раскрывающихся списков есть один недостаток: списки находятся на то же листе, что и основная таблица. Его можно устранить, если использовать имена диапазонов. Для этого:

• создайте перечни на другом листе;
• выделите все фамилии и в поле вверху слева введите имя диапазона: Список1 (без пробела между словом и цифрой);

• выделите все названия объектов и введите имя Список2;
• далее действуйте по разобранной выше схеме, только и поле Источник поставьте знак равенства и введите имя соответствующего диапазона.

 

• Отключить проверку можно в том же окне Проверки вводимых значений, если выбрать Очистить все.
• Проверка данных при вводе может быть назначена в любой версии программы. Освоив ее, вы избавитесь от необходимости нудно вводить одно и то же, застрахуете себя или своих подчиненных от нелепых ошибок, в конечном счете, существенно повысите эффективность и качество работы в Excel.