Создаем «напоминалку» в Excel

Когда вы работаете с таблицей, содержащей даты, которые нужно не пропустить при их наступлении, неизбежно возникает вопрос о том, как это гарантированно сделать. В Excel можно использовать различные средства для создания "напоминалки". Прочитав эту статью, вы узнаете о них.

Для наглядности возьмем совсем несложный пример. Предположим, в некоторой таблице отмечается дата регистрации заказа и дата, когда он должен быть выполнен. За сутки до даты выполнения необходимо перезвонить клиенту. Какие варианты "напоминалок" можно использовать?

Во-первых, можно таблицу раскрасить. Например, строки, относящиеся к заказу, по поводу которого пора звонить, должны окрашиваться красным. Строки заказов, срок исполнения которых отстоит от сегодняшней даты более чем на 1 день, должны быть окрашены голубым. Строки заказов, срок исполнения которых уже прошел, вообще не окрашиваются. Последовательность действий для реализации этой "задумки":

• выделите столбцы таблицы (можно целиком, чтобы не ограничивать количество строк с данными);
• в меню команды Условное форматирование (вкладка Главная) выберите строку Управление правилами;
• создайте правило в виде формул: "=$C2-СЕГОДНЯ()>1" (формат: заливка голубым) и "=$C2-СЕГОДНЯ()=1" (формат: заливка красным);
• примените созданные правила.

Обратите внимание, что ссылка на ячейку "$С2" смешанная (запрет установлен на изменение номера столбца С). Использование функции "СЕГОДНЯ()" позволит автоматизировать форматирование, так как при каждом открытии файла будет проверяться текущая дата и строки в таблице будут менять цвет заливки. Если результат вам не понравиться, удалите правила, выбрав соответствующую команду в меню кнопки Условное форматирование.

Во-вторых, можно создать дополнительный столбец для выдачи сообщений о необходимости звонить клиенту (конечно, если разрешается менять структуру таблицы). Плюс этого решения будет в том, что можно включить фильтр по дополнительному столбцу и просмотреть только строки с напоминанием. Последовательность действий в этом случае:

• вставьте дополнительный столбец, например, перед таблицей;
• в первую ячейку столбца проверки вставьте формулу: "=ЕСЛИ(D2-СЕГОДНЯ()=1;"Позвонить";" ")";

• скопируйте ее в остальные ячейки столбца;
• установите фильтр (вкладка Данные, кнопка Фильтр);
• используйте фильтр для столбца Напоминание.

После того, как всем позвонили, снимите фильтр со столбца Напоминание и продолжайте ввод данных о новых заказах.

В-третьих, можно формировать список звонков с помощью расширенного фильтра.

 

Плюсом этого решения является создание отдельного списка напоминаний. Минусом — необходимость удаления сформированного списка перед формированием нового на следующий день. Но эту проблему можно решить, создав макрос.

В статье было предложено три варианта создания "напоминалки". Конечно, возможны и другие, более сложные варианты. Но даже рассмотренные приемы существенно облегчат вашу ежедневную работу.