Предотвращаем ввод дублирующих записей

Предотвращаем ввод дублирующих записей с учетом дополнительных условий

Ввод большого количества однотипных данных, особенно в случаях, когда работу выполняют несколько человек в разные смены, чреват появлением дублирующих записей. В Excel существует встроенное средство для удаления повторяющихся строк, однако лучше изначально не допускать их образования. Из данной статьи вы сможете узнать о некоторых способах решения этой проблемы.

Предотвращение ввода дублирующих записей

В случае, если нет дополнительных условий на ввод данных, предотвратить появление дублей можно с помощью команды «Проверка данных» из группы «Работа с данными» вкладки «Данные».

В окне проверки необходимо выбрать из списка «Тип данных» вариант «Другой», и в появившемся поле «Формула» ввести формулу, которая обеспечит проверку вводимого значения на предмет существования такого значения в таблице (в примере на рисунке эта формула имеет вид: «=ПОИСКПОЗ(A2;$A:$A;0)=СТРОКА(A2))».

В этом же окне на вкладке «Сообщение» можно ввести сопровождающий остановку ввода текст.

Чтобы распространить ограничения на все ячейки столбца, необходимо скопировать ячейку с ограничением ввода, выделить весь столбец, применить специальную вставку с выбором «условия на значения».

Установка дополнительных ограничений на ввод дублирующих записей

Может встретиться ситуация, когда при некоторых условиях ввод повторяющихся записей все-таки возможен. Например, в базе данных сохраняются сведения о разрешениях допуска на объект в течение некоторого периода времени. Когда этот период истек, выдается новое разрешение и делается соответствующая запись в базе данных. Решить эту задачу средствами «Проверки данных» не получится. Ниже приведен один из вариантов обеспечения контроля ввода данных при дополнительном условии: ввод дубля возможен, если со дня предыдущей записи прошло 3 и более лет.
В одном из столбцов вне основной таблицы проверяется наличие дублей: «=ПОИСКПОЗ(A2;$A:$A;0)=СТРОКА(A2)». Если запись встречается впервые, результатом будет ИСТИНА, если такая запись уже имеется, результатом будет ЛОЖЬ. Формула копируется на необходимое количество ячеек. Для столбца можно установить нулевую ширину, чтобы сделать его скрытым.

В другом столбце оформляется сообщение об ошибке.
Если одно из полей «Фамилия, имя, отчество» или «Дата приказа» не заполнены, сообщение об ошибке не формируется. Если введены ФИО и дата, производится проверка как наличия дублей, так и прошедшего периода. В случае, если производится ввод повторяющейся записи, но период более 3 лет, ошибка не выдается. В противном случае оператор получает сообщение о попытке дублирования. В формуле взят диапазон проверяемых ячеек «A2:B1000», при необходимости количество строк может быть увеличено.